До сих пор мы рассматривали вариант постепенного превращения реального офиса в виртуальный. Особенность же национального бизнеса состоит в том, что большая часть работающего населения нашей страны трудится «на ногах» (мелкие торговцы, маклеры, коммерческие, рекламные, страховые агенты и др.) и ни о каком офисе до поры до времени не помышляет. Однако в определенный момент, когда бизнес разрастается и количество клиентов увеличивается, неимение офиса с помощником-секретарем может стать источником головной боли. При отсутствии денег на его организацию эта боль только усилится. Что же можно «прописать» такому «больному»?

Конечно же, не анальгин. Для этих целей подойдет услуга под названием «виртуальный офис», которая довольно популярна во всем мире. Ее идея достаточно проста. Если одному предпринимателю не по карману нанять себе личного секретаря и приобрести необходимое оборудование, то все это можно… арендовать. Заключив договор с оператором услуги, клиент получает свой личный телефонный номер от цифровой АТС и квалифицированного секретаря, работающего круглосуточно и без выходных. Роль секретарей выполняют специально подготовленные девушки, которые имеют в своем распоряжении все средства для успешного делопроизводства. У каждой из них есть подключенный к локальной сети компании компьютер и телефонный аппарат. Позвонив по единому входящему номеру, владелец виртуального офиса или его клиент попадают в операционный зал компании-оператора, где трубку снимает любой свободный секретарь. В момент звонка на экране монитора открывается информационная ячейка клиента, и секретарь имеет возможность сразу же произвести все необходимые операции. Он может ответить на звонок, предоставить необходимую информацию, принять или отправить факс, электронную почту, а также уведомить хозяина виртуального офиса о поступивших сообщениях.

Вроде бы все просто, однако нелегко представить, как же это выглядит на практике: секретарей несколько, клиентов еще больше, а звонков — десятки и сотни! Не получится ли так, что сообщение, адресованное Зайцеву, поступит его конкуренту Волкову? Для того чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим взаимоотношения между секретарем и предпринимателем.

Первым делом клиент предоставляет секретарю всю необходимую информацию: свои имя, фамилию, домашний адрес, номер телефона («мобильника», пейджера), адрес электронной почты, вид деятельности, перечень предлагаемых товаров и услуг, цены и т. д. Эти данные заносятся в компьютер (специальную ячейку). По договоренности секретарь может предоставлять поступающую информацию всем желающим либо только определенным лицам. Например, у вас изменились планы на вечер, поэтому вы оставляете следующие сообщения в информационных ячейках: «Если позвонит Иван Иванович, я с Эллочкой ужинаю в «Эльфе», «Если позвонит Надежда Петровна (моя жена), я на очень важном совещании».

Преимущество ячеек заключается также в возможной обратной связи с теми, кто не смог или не пожелал оставить свои координаты, но заинтересован в получении информации. Например, звонок в 23.00 по вашему объявлению «Перевозки»: «Мне нужно срочно перевезти тещу, пока она не передумала, в село Большие Погремушки. Сколько это будет стоить и когда вы сможете прислать машину?» Так как у секретаря нет точной инструкции, как действовать в подобной ситуации, он произносит: «Оставьте, пожалуйста, свои координаты или перезвоните через пять минут, для вас будет оставлено сообщение». Прошло пять минут. За это время секретарь связалась с вами и получила нужные инструкции. Звонок: «Девушка, это опять я. Где моя машина?» Ответ: «Не волнуйтесь, назовите точный адрес, готовьте тещу и 80 гривень. Машина будет у вас через 20 минут». Возможная реакция клиента: «Спасибо, родная! Домчит с ветерком — отдам все 100!»